5 Kesalahan Biasa Dalam eOperasi Yang Perlu Dielakkan (Panduan Lengkap 2025)

Dalam era digital pendidikan hari ini, eOperasi KPM (Kementerian Pendidikan Malaysia) memainkan peranan penting sebagai sistem rasmi untuk mengurus data guru, staf sekolah, dan rekod perkhidmatan. Namun, masih ramai pengguna, terutama guru baharu, melakukan kesilapan kecil yang akhirnya menjejaskan ketepatan data dan menyebabkan masalah dalam sistem lain seperti ePangkat, eGTukar, dan HRMIS.

Artikel ini menghuraikan secara terperinci lima kesalahan paling biasa dalam eOperasi, bagaimana kesalahan ini berlaku, dan langkah yang boleh diambil untuk mengelakkannya. Dengan memahami dan membetulkan kesilapan ini, anda bukan sahaja menjimatkan masa, malah memastikan data perkhidmatan anda sentiasa selaras dan sah di sisi KPM.

1. Tidak Mengemaskini Maklumat Peribadi Secara Berkala

Antara kesilapan paling lazim dalam eOperasi ialah gagal mengemaskini maklumat peribadi selepas berlaku perubahan. Ramai guru beranggapan bahawa maklumat yang dimasukkan ketika pertama kali mendaftar masih relevan, sedangkan data seperti alamat, nombor telefon, status perkahwinan, dan emel sering berubah dari masa ke masa.

Kesan daripada tidak mengemaskini data ini boleh menjadi serius:

• Notis rasmi atau surat pelantikan tidak sampai ke alamat terkini.
• Kesukaran untuk log masuk jika emel lama tidak lagi aktif.
• Maklumat tidak padan dengan sistem lain seperti HRMIS dan idMe KPM.

Cara elak: Lakukan semakan maklumat peribadi sekurang-kurangnya dua kali setahun, pada awal dan pertengahan tahun. Jika berlaku perubahan (contohnya berpindah rumah atau tukar nombor telefon), kemas kini segera di modul “Maklumat Peribadi” sebelum pengesahan pentadbir sekolah.

2. Tidak Menyemak Semula Data Perkhidmatan Sebelum Disahkan

Kesilapan kedua yang sering dilakukan ialah terus menekan butang “Sahkan” tanpa menyemak keseluruhan data perkhidmatan.
Ada guru yang menyemak secara tergesa-gesa atau menganggap data lama masih betul, sedangkan kadangkala terdapat perubahan kecil seperti gred jawatan, tarikh kuat kuasa, atau kod sekolah baharu.

Kesan daripada pengesahan terburu-buru:

• Maklumat jawatan atau sekolah lama kekal dalam sistem.
• Permohonan pertukaran atau kenaikan pangkat boleh ditolak.
• PPD atau JPN terpaksa membuka semula data secara manual — melambatkan proses.

Cara elak: Sebelum menekan “Sahkan”, semak bahagian berikut:

• Tarikh lantikan dan gred jawatan
• Kod sekolah dan lokasi semasa
• Tarikh mula berkhidmat di sekolah terkini
• Opsyen mengajar dan subjek utama

Luangkan beberapa minit untuk menyemak setiap ruangan — ia jauh lebih cepat daripada membetulkan data selepas disahkan.

3. Menggunakan Akaun atau Kata Laluan Tidak Selamat

Kesalahan ketiga ialah mengabaikan keselamatan akaun eOperasi. Ramai pengguna menggunakan kata laluan yang terlalu mudah (seperti 123456 atau tarikh lahir), atau berkongsi akses dengan rakan sekerja. Ini bukan sahaja berisiko kepada keselamatan data, malah boleh menyebabkan akaun terkunci apabila sistem mengesan log masuk berganda.

Akibatnya:

• Akaun anda dikunci dan perlu diaktifkan semula oleh pentadbir sekolah.
• Data boleh disalah guna jika ada pihak lain yang mempunyai akses.
• Maklumat sensitif (seperti nombor gaji atau tarikh lantikan) boleh terdedah.

Cara elak:

• Gunakan kata laluan unik yang mengandungi huruf besar, huruf kecil, nombor, dan simbol.
• Tukar kata laluan sekurang-kurangnya setiap 3–6 bulan.
• Jangan simpan kata laluan dalam pelayar atau berkongsi dengan sesiapa.
• Sentiasa log keluar selepas selesai menggunakan sistem.

4. Tidak Menyelaraskan Data Dengan Sistem KPM Lain

Salah satu kesilapan besar tetapi kerap berlaku ialah data eOperasi tidak diselaraskan dengan sistem lain di bawah KPM.
Sistem seperti ePangkat, eGTukar, APDM, HRMIS, dan idMe KPM berkongsi pangkalan data yang sama untuk tujuan integrasi.

Jika maklumat dalam eOperasi tidak dikemas kini, sistem lain akan menerima data yang tidak sahih. Contohnya:

• ePangkat akan menolak permohonan kenaikan kerana tarikh perkhidmatan tidak sama.
• eGTukar tidak dapat mengenal pasti lokasi sebenar sekolah.
• APDM tidak memaparkan nama guru kelas dengan betul.

5. Lewat Melakukan Kemas Kini Mengikut Tarikh Ditetapkan

Ini adalah kesalahan paling kritikal, gagal mengemas kini data dalam tempoh yang ditetapkan oleh KPM. Ramai guru menangguhkan kemas kini sehingga saat akhir, dan akhirnya sistem menjadi perlahan atau tidak dapat diakses akibat trafik tinggi.

Kesan daripada kelewatan ini:

• Sistem akan dikunci secara automatik selepas tarikh akhir.
• Data anda kekal tidak dikemas kini sehingga tahun berikutnya.
• Pentadbir sekolah terpaksa menghantar laporan manual kepada PPD.
• Permohonan ePangkat dan eGTukar akan tertunda kerana data lama masih digunakan.

Cara elak:

• Tandakan tarikh penting kemas kini eOperasi 2025 dalam kalendar sekolah anda.
• Lakukan semakan lebih awal, jangan tunggu hingga minggu terakhir.
• Pastikan sambungan internet stabil semasa proses pengesahan.

Untuk jadual terkini, rujuk artikel Tarikh Penting Kemas Kini eOperasi 2025 supaya anda tidak terlepas sebarang tarikh penting yang ditetapkan oleh KPM.

Jika sistem eOperasi gagal dibuka semasa proses kemas kini, rujuk panduan eOperasi Tak Boleh Dibuka Hari Ini? Ini Puncanya untuk mengetahui cara penyelesaiannya.

Bonus Tip: Simpan Bukti & Cetakan Pengesahan

Selepas kemas kini dilakukan, ramai guru lupa untuk mencetak slip pengesahan eOperasi.
Dokumen ini penting sekiranya berlaku sebarang percanggahan data pada masa hadapan.
Cetak dan simpan salinan fizikal atau PDF di storan awan (Google Drive / OneDrive) untuk rujukan.

Ringkasan Kesalahan Utama

Kesalahan	Kesan Kepada Guru	Cara Elak
Tidak kemas kini maklumat peribadi	Maklumat lama kekal dalam sistem	Semak setiap 6 bulan
Sahkan tanpa semak data	Permohonan ditolak / maklumat tidak tepat	Semak semua butiran sebelum “Sahkan”
Kata laluan lemah / dikongsi	Akaun dikunci atau disalah guna	Gunakan kata laluan unik dan log keluar selepas guna
Tidak selaras dengan sistem lain	Data tidak sama antara ePangkat/HRMIS	Semak integrasi selepas setiap kemas kini
Lewat kemas kini	Akaun dikunci & permohonan ditolak	Ikut tarikh rasmi KPM setiap tahun

Kesimpulan

Sistem eOperasi KPM dibina untuk memudahkan guru mengurus data perkhidmatan dengan lebih efisien. Namun, jika tidak digunakan dengan betul, kesilapan kecil boleh membawa kesan besar kepada rekod kerjaya.

Dengan mengelakkan lima kesalahan utama ini, tidak kemas kini data, tidak semak sebelum sahkan, keselamatan akaun lemah, tidak selaras sistem, dan lewat kemas kini, anda membantu memastikan rekod anda sentiasa tepat, sah, dan selamat.

Sebagai warga pendidik profesional, tanggungjawab menjaga ketepatan data dalam sistem eOperasi bukan sekadar tugasan rutin, tetapi satu amanah untuk memastikan integriti maklumat guru di seluruh negara kekal terpelihara.